Un proyecto tiene distintas fases, grados de dificultad y objetivos de alcance. Existen varios métodos que te ayudan a mejorar su gestión. Por eso, lo más importante es saber a la perfección cómo manejarlo.

Con una técnica, usas al máximo tus recursos y tiempo.

La metodología o técnica más básica es IPIC (o BPM, Basic Project Management por sus siglas en inglés). Son 4 fases clave que te ayudan a mejorar la gestión y dirección de los proyectos de tu empresa.

Cada letra es una fase. Te las presentamos:

I – Iniciación (Initiation, en inglés)

Primer fase. Se logra con la definición del problema y el objetivo. Estos se usan para saber en dónde comienza el proyecto. También, cómo evoluciona desde cero y hasta dónde pretende llegar.

Ten en mente, y por escrito, ¿qué es lo que quieres lograr al final de cada fase? ¿A dónde vas a llegar? Con ello, será más sencilla la distribución de tareas y fases por cumplir.

Una vez completado lo anterior, pasa a la segunda fase.

P – Planeación (Planning, en inglés)

Algunos minimizan su valor. Piensan que la planeación esta fase no vale. Y es la más importante de un proyecto. Ya que se controlan y responden los problemas que surgen.

Se trata de analizar todas las actividades y recursos clave más importantes de la fase.

Así mismo, se encarga de los tiempos de entrega. ¿Cuánto tiempo va a llevar a cabo en cada fase cubrir lo que el cliente pide?

Recuerda que lo que no se mide, no se administra.

Después, se hace la valoración de los riesgos que se puedan presentar. Con ello eliminas el peligro de que el proyecto no se culmine.

Con estas dos fases has logrado claridad. Es momento de pasar a la siguiente fase.

I – Implementación y Control (Implementation and Control, en inglés)

Es la fase en la que pones en práctica los planes.

El primer paso es destinar a un líder en el proyecto. El liderazgo en un proyecto exige una comunicación clara en todas las fases. Aquí entra la importancia de las fases anteriores.

El segundo paso es registrar y vigilar cada actividad de cada fase. Es trabajo del líder.

Por último, es muy importante documentar los cambios hechos y entrenar al personal.

Es momento de cerrar las fases.

C – Cierre (Closure, en inglés)

En la última fase, se entrega el proyecto al cliente. Debe ser formal. Esto lo certifica y oficializa el tiempo en que se logró.

También, en la parte interna, es importante hacer una junta con el equipo. Sobretodo para evaluar las fases y discutir las lecciones aprendidas. También, reconocer y felicitar el trabajo bien hecho con el fin de motivar. Del mismo modo, hacer notar aquello que no estuvo bien para que no vuelva a suceder en próximas fases.

Por último, ¡no olvides celebrar!. Es un gran logro.

Usa esta estrategia en proyectos de complejidad baja y que sus fases no tomen más de 6 meses. Tienes la guía.

¿Ya sabes cómo llevar acabo estas fases en tu empresa?. Contáctanos.