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¿Cómo optimizar el tiempo?

La administración del tiempo es una habilidad que no solo le beneficia a tu salud, reduce los niveles de estrés y mantiene y mejora la productividad en tu negocio, eliminando las ineficiencias y optimizando el tiempo.

De acuerdo con John Rampton, en la revista Entrepreneur, existen cinco rubros prioritarios para la administración del tiempo: Sistemas de Productividad, Enfoque y Atención, Productividad física, Productividad Mental, y Organización y Prioridades.

Sistemas de Productividad

Un día a la vez. Basa un objetivo diario con base en la tarea más grande e importante.

Crea una checklist para mantener el control de todo aquello que debes cumplir, estableciendo lo prioritario y evites sobrecargarte con tareas que no te ayuden a llegar a tu objetivo.

Aprende a delegar tareas, para que solo te enfoques en lo importante.

Practica una habilidad o algo menos retador que tus actividades importantes en tus horas restantes.

Quítate en cuanto antes tareas “hormiga” esas que te tardas menos de dos minutos en completar.

Divide tu día en bloques de tiempo para mantenerte productivo y utiliza al máximo el tiempo, es decir, que tu trabajo sea ininterrumpido.

Utiliza una “Matriz de decisión”, desarrollada por Dwight Eisenhower (Ex-presidente de Estados Unidos):

Urgente e Importante (lo que debe hacerse ahora).

Importante, pero no urgente (Se puede re-programar).

Urgente, pero no importante (Delegas la tarea).

Ni urgente ni importante (lo que se puede eliminar).

Evita las juntas a mitad de semana. Procura realizar una reunión breve (adicional a la junta prioritaria) finalizando la semana para asegurarte de que todo esté en orden para la siguiente semana.

Enfoque y Atención

Haz las cosas bien desde el principio.

Reduce tu consumo de redes sociales.

Mente organizada, espacios organizados. Cuida tu espacio de trabajo.

Utiliza un administrador de contraseñas como Last Pass.

Establece una hora para desconectarte totalmente de tus actividades laborales e incrementar tu energía.

Productividad Física

Procura realizar ejercicios de respiración abdominal para el flujo de ideas creativas.

Programa tus tareas prioritarias de acorde a tu mayor nivel de energía y concentración.

Todos tus pendientes personales (limpieza, ropa sucia, mandados, etc) agrúpalos para ejecutarlos en una sesión.

La alimentación es importante. Selecciona adecuadamente tu gasolina del día.

Cuida tu vista y procura ejercitarte. 

¡Duerme! Mejoras tu atención, concentración, creatividad, salud y capacidad de tomar decisiones.

Practica meditación para mejorar tu habilidad de concentración.

Productividad Mental

Ocúpate, no preocúpate. Optimiza tu tiempo utilizando tiempos muertos para ponerte al día con e-mails o libros.

Escribe tus pendientes.

Evita hacer muchas cosas a la vez y concéntrate en una.

“Con dedicación y trabajo duro”, Carol Dweck, psicóloga de Stanford, clasificó a aquellos que poseen mentalidad de crecimiento.

Procura reconocerte tres cosas por las que estés agradecido en la últimas 24 horas de tu día.

Anticipa obstáculos e interrupciones.

Fija objetivos de procesos para lograr una meta grande.

Organización y Prioridades

Sé concreto en tus e-mails.

Agenda tu día completo.

Mantén tu agenda en línea.

Limítate a las herramientas digitales (apps) que sean más importantes.

Elige las 3 tareas más importantes para el día a día.

Estipula fechas de entrega.

Busca lo perfectible, no la perfección. Recuerda que la perfección no existe, sino que hagas lo mejor que puedas mientras sigues avanzando.

Regálate algo que desees cada que logres una meta.

Y tú, ¿sabes administrar tu tiempo?

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